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企业知识产权贯标内部审核

企业知识产权管理内部审核有时也称为第一方审核,由组织自己或以组织的名义进行,用于管理评审和其他内部目的,可作为组织自我合格声明的基础。审核的目的是评价体系是否符合标准GB/T 29490-2013《规范》,是否知识产权管理体系文件的要求,是否得到有效实施和保持。


审核的范围主要涉及在规定时间内,对体系覆盖范围内的哪些要求、场所和活动进行审核。


要求是指GB/T 29490-2013《规范》的要求,若有删减应说明;


场所是指与体系所覆盖的产品和活动有关的部门和地区;


活动是指体系范围内与知识产权有关的活动。


审核的准则/依据是GB/T 29490-2013《规范》、知识产权管理体系文件、适用的知识产权法律法规等。


需要提醒的是,内部审核是对企业某一特定时期进行的抽样检查,由于不能涉及企业所有时间、所有活动、所有产品、所有员工,且抽样具有随机性,因此审核具有一定的风险性。但同时内部审核应力求抽样具有代表性,以保证内部审核的客观、公正性。





二、内部审核流程

1、制定年度审核计划


年度审核计划是根据一年的经营情况制定的全年审核计划,年度审核计划是一个粗略的计划,可以简单一些,一般由企业管理者代表组织编写,内容包括:审核次数、大概审核时间、审核方式、审核范围等。


年度审核计划分为两类:集中式审核和分散式审核。


(1)集中式审核是集中某一段时间对组织内部管理体系覆盖的部门及要素进行的一次审核,一般适用于中小组织、无专职内审员的情况;


(2)分散式审核是每次审核几个要素或部门,但一个审核周期内所有要素及相关部门均覆盖的审核,适用于大、中型组织、设有专门内部审核机构或专职人员的情况,由于组织内部门较多,一次集中审核时间比较长不好操作,可以将内部审核分几次审核完成。


注1:年度审核至少每年一次,间隔不超过12个月,且一个审核周期内应覆盖所有要素、体系覆盖范围场所和活动;


注2:制定年度审核计划应考虑以往的审核结果,不同过程、活动和区域的运行状况及其重要程度等因素的影响,如重要的部门和要素可安排多次审核;


注3:除常规审核(计划审核)外,如遇特殊情况可追加审核,如企业组织架构发生重大变化、出现重大知识产权纠纷案件等情况时经公司领导批准可追加审核。


2、成立内部审核组


由企业管理者代表任命内部审核组组长、指定内审员成员,成立内部审核组。


注1:内审员通常由熟悉GB/T 29490-2013《企业知识产权管理规范》标准又熟悉本企业管理状况的人员担任;


注2:组建审核组时应考虑内审员的独立性,因此内审组成员要求至少2人且内审员不能审核与自己工作相关的内容。


3、制定内部审核实施计划


内部审核实施计划是根据年度审核计划制定的更为详尽的针对某一次审核的实施计划,一般由内部审核组组长组织编写,至少包含以下内容:


(1)审核目的;


(2)审核范围;


(3)审核准则;


(4)审核日期;


(5)受审核的部门名称;


(6)内部审核组人员及分工;


(7)审核要素;


(8)审核日程安排等内容。


注1:制定内部审核实施计划时应考虑审核的独立性,内审员不能审核与自己工作相关的内容;


注2:内部审核计划应至少1周前发至相关部门和人员,以便相关部门或人员做足准备或调整。


4、编制内部审核检查表


为确保审核的完整性和有效性,内审员应根据内部审核实施计划的安排,编制内部审核检查表,列出与受审核部门有关的项目和要点。


5、首次会议


首次会议由内部审核组组长主持,一般30分钟左右,参加人员包括内部审核组成员、企业中高层管理人员、受审核部门负责人及相关人员。首次会议包括以下内容:


(1)会议开始:参加人员签到,审核组长宣布会议开始,适当时请企业领导讲话;


(2)声明审核目的、范围和依据等内容;


(3)审核计划的确认;


(4)人员介绍:审核组长介绍审核组成员及分工;


(5)强调审核的原则:强调审核的客观、公正性,说明审核是抽样的过程,说明相互配合的重要性以及提出不符合项的报告形式等内容;


(6)会议结束:确定末次会议的时间、地点、出席人员,审核组长致谢。


6、现场审核


现场审核阶段,内部审核组组长负责审核全过程的控制,内审员按照内部审核实施计划和内审检查表,通过提问和交谈、查阅文件和记录、现场查看等方式来收集客观证据。


注1:现场审核应收集组织内符合和不符合标准或文件两方面的证据;


注2:审核组应确保内部审核记录清晰、准确、可追溯,并依据标准或有关文件中相应条款的要求做出符合或不符合的判定;


注3:审核中认为不符合的结果应得到受审核部门的认可。


7、审核组会议


审核组会议在当天审核工作完成后召开,由内部审核组组长主持,内部审核组成员参加,主要目的在于讨论并解决内部审核中有争议的事项、整理当天审核结果。


8、开具内部审核不符合项报告


不符合项报告由内审员根据审核情况开具,依据不符合的严重程度,不符合项分为一般不符合项和严重不符合项两类。不符合项报告至少包括以下内容:


(1)受审核部门名称;


(2)内审员姓名、审核日期;


(3)不符合事实描述;


(4)不符合标准或文件依据;


(5)不符合类型;


(6)纠正和预防措施及完成日期;


(7)纠正和预防措施的验证。


9、末次会议


末次会议由内部审核组组长主持,参加人员与首次会议相同。末次会议的主要目的是向受审核部门介绍审核总体情况、提出后续的工作要求,同时也标志着现场审核的结束。末次会议包括以下内容:


(1)会议开始:与会者签到,审核组长致谢受审核部门在审核期间的配合;


(2)重申审核的目的、范围和依据;


(3)介绍审核的总体情况,宣布审核结论:就审核情况做以介绍,全面总结体系工作的优缺点,对企业的管理体系的符合性和有效性等做出结论;


(4)宣读不符合项报告:说明不符合项报告的数量、分类,并依次宣读不符合项报告;


(5)提出整改措施要求:提出整改措施的要求,完成整改措施的时限和验证整改措施的方法;


(6)强调审核的局限性:审核是抽样进行的,存在一定风险;


(7)会议结束:向受审核部门表示感谢,受审核部门负责人对改进做出承诺,适时请企业领导讲话。


10、内部审核报告的编制、分发


内部审核报告由审核组长组织编写,经企业领导批准后按照分发范围发至相关部门和人员,内部审核报告至少包括以下内容:


(1)审核日期;


(2)审核目的;


(3)审核范围;


(4)审核依据/准则;


(5)受审核的部门;


(6)审核组成员;


(7)不符合项及不符合项分布;


(8)体系审核的结论性意见;


(9)内部审核报告分发清单。


11、不符合项整改、验证


(1)对开具的不符合项,责任部门负责分析原因、制定整改措施并实施整改;


(2)对整改完成的不符合项,内审员应进行跟踪验证,验证的内容包括:整改措施是否按规定的日期全部完成,是否达到预期效果等。


注1:整改措施实施过程中如发生问题不能按期完成时,责任部门应向管理代表说明原因,申请延长期限;


注2:如在实施过程中涉及到几个部门,发生争议并难以解决时,可请管理者代表协调。


三、内部审核涉及的记录

内部审核过程记录主要包括计划、签到表、内审检查表、会议纪要、不符合报告等表格。内审部分表格样式见以下表单。


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